Załącznik do Zarządzenia Dyrektora
Szpitala Powiatowego
im. dr T. Chałubińskiego w Zakopanem
z dnia 17.09.2024r. nr 44/ 2024
PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1. Wstęp
1.1. Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad zgłaszania przez pracowników Szpitala Powiatowego im. dr T. Chałubińskiego w Zakopanem lub inne osoby wykonujące czynności na jego rzecz, rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów prawa z zakresu korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, bezpieczeństwa żywności
i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, ochrony konsumentów, interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej, zdrowia publicznego oraz ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci
i systemów teleinformatycznych, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, konstytucyjnych wolności praw człowieka i obywatela w stosunkach jednostki
z organami władzy publicznej.
1.2. Procedura jest realizacją przepisów ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów(Dz. U. poz. 928).
2. Definicje
Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest o:
-
Obowiązanym – oznacza Szpital Powiatowy im. dr T. Chałubińskiego w Zakopanem,
-
Pracowniku – rozumie się przez to pracownika zgodnie z przepisami prawa pracy, jak również inne osoby wykonujące czynności na rzecz Obowiązanego,
-
Sygnaliście – rozumie się przez to Pracownika lub inną osobę wykonującą czynności na rzecz Obowiązanego, dokonujących zgłoszenia naruszenia przepisów korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa produktów
i ich zgodności z wymogami, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej, zdrowia publicznego oraz ochrony prywatności i danych osobowych. -
Naruszeniu przepisów – oznacza rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów z zakresu korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej, zdrowia publicznego oraz ochrony prywatności i danych osobowych, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie,
-
Zgłoszeniu – oznacza dostarczenie do Obowiązanego, we wskazany w niniejszej Procedurze sposób, informacji o rzeczywistym lub potencjalnym naruszeniu przepisów z zakresu korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej, zdrowia publicznego oraz ochrony prywatności i danych osobowych, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Obowiązanego, u którego Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa,
-
Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,
-
Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji u Obowiązanego, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych,
-
Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia przepisów, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana,
-
Osobie pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Zgłaszającemu w Zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona
-
Osobie powiązanej ze Zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Zgłaszającego
-
Osoba do Zgłoszeń – pracownik Obowiązanego, który jest odpowiedzialny za odbieranie Zgłoszeń, ich weryfikację, podejmowanie działań następczych i prowadzenie rejestru zgłoszeń.
3. Sposób odbierania zgłoszeń
3.1. Sygnalista może przekazać informację o Naruszeniu przepisów poprzez:
-
zgłoszenie anonimowe – zapewniające brak możliwości identyfikacji Sygnalisty,
-
zgłoszenie nieposiadające cech anonimowości – zapewniające możliwość identyfikacji Sygnalisty oraz przekazania mu Informacji zwrotnej.
Sposoby przekazywania Zgłoszeń obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie.
* Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub osobiście.
* Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
3.2. Sposoby przyjmowania zgłoszeń anonimowych:
-
pocztą elektroniczną – przesyłane na adres: naruszenia@szpital-zakopane.pl
-
telefonicznie – bezpośrednio pod numer przypisany do 18/ 20120-21 wewn.298
-
korespondencyjnie, pocztą zewnętrzną, przesłane na adres: Szpitala, z dopiskiem: „Naruszenie przepisów”,
3.3. Sposoby przyjmowania zgłoszeń, nieposiadających cech anonimowości:
-
pocztą elektroniczną – przesyłane na adres: naruszenia@szpital-zakopane.pl
-
telefonicznie – bezpośrednio pod numer przypisany do
18 / 20120-21 w. 298 -
korespondencyjnie, pocztą zewnętrzną, przesłane na adres: szpitala, z dopiskiem: „Zgłoszenie naruszeń”,
-
bezpośrednio do Osoby do Zgłoszeń.
3.4. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą Sygnalisty w formie:
-
nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
-
kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez Osobę do Zgłoszeń
3.6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 2 , Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
3.7. Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie,
2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Osobę do Zgłoszeń. W tym przypadku Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
3.8. Zgłoszenie powinno zawierać:
-
wskazanie, na czym polega zidentyfikowane Naruszenie przepisów,
-
wyczerpujące uzasadnienie zidentyfikowanego Naruszenia przepisów,
-
jeżeli jest to możliwe – datę Naruszenia przepisów,
-
w przypadku zgłoszeń, nieposiadających cech anonimowości – imię i nazwisko Sygnalisty, nazwę jednostki organizacyjnej, w której jest zatrudniony oraz dane do kontaktu.
3.9. W przypadku Zgłoszenia nieposiadającego cech anonimowości, Sygnalista jest informowany o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
4. Sposób ochrony Sygnalisty.
4.1. Obowiązany zapewnia Sygnaliście całkowitą poufność co do wszystkich informacji przekazanych w zgłoszeniu oraz ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie jego sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb, w szczególności działań negatywnie wpływających na jego warunki pracy lub zatrudnienia.
4.2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
-
odmowie nawiązania stosunku pracy;
-
wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
-
niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
-
obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
-
wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
-
pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
-
przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
-
zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
-
przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
-
niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
-
negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
-
nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
-
przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
-
mobbingu;
-
dyskryminacji;
-
niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
-
wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
-
nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
-
działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy;
-
spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
-
wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
4.3. Za działania odwetowe z powodu dokonania Zgłoszenia uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 2.
4.4. Na Obowiązanym spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 2 i 3, nie jest działaniem odwetowym.
4.5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, przepisy ww. ust. 2-4 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalista takiego działania.
4.6. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie Zgłoszenia nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności wypowiedzenie umowy, której stroną jest Obowiązany, w szczególności dotyczącej świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
4.7 Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania.
4.8 Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego Zgłoszenia.
4.9 Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze Sygnalistą.
5. Sposób ochrony danych osobowych
5.1. Dane osobowe Sygnalisty, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności zgodnie z przepisami
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
5.2. Obowiązany przechowuje dane osobowe zawarte w przekazanym zgłoszeniu, przez okres prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a po jego zakończeniu przez czas niezbędny do usunięcia konsekwencji ustalonych nieprawidłowości i pociągnięcia do odpowiedzialności osób zaangażowanych w zidentyfikowane działania, gdyby wymagały tego przepisy prawa powszechnie obowiązującego, nie krócej jednak niż 3 lata od dnia dokonania Zgłoszenia.
5.3. Obowiązany uniemożliwia dostęp do danych osobowych Sygnalisty, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, podmiotom do tego nieupoważnionym oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
5.4. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, podlegają ujawnieniu za jego wyraźną zgodą.
5.5. Przepisu ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
5.6. Obowiązany po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5.7. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Obowiązanego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
6. Zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób zaangażowanych
6.1. W przypadku ujawnienia tożsamości Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia, Obowiązany zapewnia ponadprzeciętne środki dotyczące zachowania poufności. W szczególności Obowiązany zapewnia ponadprzeciętną ochronę przed działaniami o charakterze dyskryminacyjnym lub odwetowym.
6.2. W przypadku zaistnienia działań niepożądanych osoba, którą spotkały takie działania, może powiadomić Dyrektora Szpitala o okolicznościach i rodzaju działań, jakie ją dotknęły. Po otrzymaniu takiego powiadomienia, niezwłocznie powinny zostać wdrożone działania, mające na celu minimalizację lub całkowite wyeliminowanie działań niepożądanych, dostosowane do zaistniałej sytuacji.
7. Działania podejmowane po odebraniu zgłoszenia
7.1. Osoba do Zgłoszeń jest osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie postępowania wewnętrznego, dotyczącego zgłoszenia Naruszenia przepisów. W pierwszej kolejności jest ona zobowiązana dokonać weryfikacji Zgłoszenia.
7.2. Postępowanie wewnętrzne trwa nie dłużej niż 30 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia, a w sprawach szczególnie skomplikowanych, termin ten może ulec przedłużeniu o kolejne 30 dni. W trakcie postępowania Osoba do Zgłoszeń podejmuje działania z zachowaniem należytej staranności. W szczególności dopuszczalna jest komunikacja z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje, niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania.
7.3. Z postępowania wewnętrznego jest sporządzany raport, który zawiera dokładny opis dokonanego zgłoszenia i wskazanych w nim Naruszeń przepisów, działania podjęte przez , wskazanie osób zaangażowanych i ich rolę w ramach Zgłoszenia oraz ostateczne ustalenia w zakresie informacji przekazanych w Zgłoszeniu.
7.4. Raport z postępowania wyjaśniającego jest niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych, przekazywany do Dyrektora Szpitala, który wydaje stosowne decyzje w stosunku do zaangażowanych osób.
7.5. W przypadku ustalenia, że zgłoszone Naruszenie przepisów, stanowi nasuszenie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, Osoba do Zgłoszeń zawiadamia o tym właściwe organy publiczne.
7.6. W przypadku Zgłoszenia nieposiadającego cech anonimowości, Sygnalista jest informowany o wyniku postepowania wyjaśniającego poprzez przekazanie informacji zwrotnej w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia.
7.7. W przypadku Zgłoszenia anonimowego, postępowania prowadzone jest na takich samych zasadach, jak w przypadku Zgłoszenia nieposiadającego cech anonimowości, z tym że w trakcie trwania postępowania nie podejmuje się jakichkolwiek działań celem ustalenia tożsamości Sygnalisty czy próby pozyskania od niego uzupełniających informacji, a Sygnalista nie jest informowany o wyniku postepowania wyjaśniającego.
8. Pozostałe obowiązki
8.1. Osoba do Zgłoszeń prowadzi Rejestr Zgłoszeń, z podziałem na Zgłoszenia anonimowe oraz Zgłoszenia nieposiadające cech anonimowości.
8.2. Rejestr Zgłoszeń obejmuje:
-
numer zgłoszenia;
-
przedmiot naruszenia prawa;
-
dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
-
adres do kontaktu Sygnalisty;
-
datę dokonania zgłoszenia;
-
informację o podjętych działaniach następczych;
-
datę zakończenia sprawy.
8.3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8.4. Dla skutecznego wdrożenia systemu zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej, zdrowia publicznego oraz ochrony prywatności
i danych osobowych Obowiązany podejmuje stosowane działania związane z edukacją wewnętrzną oraz szkoleniami, kierowane do pracowników oraz osób odpowiedzialnych za prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających.
9. Postanowienia końcowe
Za wdrożenie niniejszej procedury, jej stosowanie i aktualność zawartych w niej zapisów odpowiada Osoba do Zgłoszeń.
